Conto para vocês como está sendo a minha experiência na gestão de equipe a distância, 7 pontos do que estou monitorando e avaliando em várias etapas.
No último dia 24/04 o estado de São Paulo completou o primeiro mês de quarentena e sabemos todos os impactos que este período tem causado aos negócios e em nossas vidas. Já existe uma previsão de volta gradual à partir de 11/05 pelo governo, o que nos causa uma grande ansiedade pela “nova normalidade”.
Esse termo “nova normalidade” tem sido adotado pra enfatizar que viveremos uma nova realidade global no pós-pandemia, e que o que conhecíamos como normal no período pré-pandemia vai mudar.
Em toda situação de mudança ou transformação, as adaptações são necessárias para nossa evolução. Por esta razão, achei interessante registrar e compartilhar como vocês como passamos esses primeiros 40 dias, as dificuldades enfrentadas, as soluções adotadas e as evoluções adquiridas em nossa área de suporte.
Home Office
Nas duas primeiras semanas 60% de nossa equipe entrou de férias, afim de ajustar a demanda de atendimento com a equipe alocada.
O restante da equipe passou a trabalhar em home office para também avaliarmos o processo de adaptação do time nesse novo cenário e as dificuldades por quais passaríamos.
A implementação do trabalho remoto foi bem simples, devido a já atuarmos com o UNO ERP, que é um sistema totalmente web, e termos nossa telefonia digital baseada em plataforma VOIP.
Em poucas horas, tínhamos todos os analistas com seus notebooks devidamente configurados para que pudessem trabalhar em casa, como se estivessem fisicamente em nossa unidade.
O que acompanhei?
Diariamente, realizei a apuração de ligações recebidas, ocorrências abertas e a produtividade dos analistas com o intuito de mensurar a adequação da equipe com a demanda.
O UNO ERP já nos dá muitas ferramentas para essa mensuração das atividades desempenhadas pelo grupo. Sobre essas funcionalidades existentes, recentemente publiquei um post que detalha melhor cada uma delas: http://blog.unoerp.com.br/6-dicas-para-gestao-de-equipes-em-home-office-com-o-uno-erp/
No período das duas primeiras semanas, a demanda no suporte teve uma diminuição de aproximadamente 70% em comparação com o período pré-pandemia. Dessa forma, tínhamos uma relação demanda x equipe equilibrada nos permitindo inclusive ajustar processos internos e atualizar nossa base de conhecimento.
A partir da terceira semana de quarentena, notamos um aumento da demanda e também o retorno de 50% de nossa equipe que estava em férias. À partir desse momento, tinha como cruzar os dados de demanda x produtividade da equipe.
Posteriormente, à partir da 5ª semana ocorreu o retorno dos outros 50% que estavam em férias, trazendo a equipe a nível de 100%, mas ainda, trabalhando de forma isolada e permitindo uma nova avaliação e comparação em 3 etapas.
Gestão de Equipe a Distância
Esse momento foi interessante, pois como estávamos isolados, cada um em sua casa e sem a costumeira interação que a equipe possui, os pontos a serem melhorados de cada pessoa passaram a ser mais “gritantes”.
Além disso, eu já possuía dados de todas as etapas e com configurações de equipes distintas, que me permitiam comparar as informações e realizar uma avaliação individualizada.
Pra quem esta na posição de gestor é importante acompanhar essa atuação individual e identificar os pontos fracos e as causas, para ajudar o integrante do time a melhorar e evoluir, mesmo estando longe fisicamente.
Com os dados coletados e sabendo alguns pontos a serem considerados na avaliação da equipe é a hora de montar um plano de ação individualizado para as pessoas sejam muito mais produtivas no cenário desafiador, e por hora, desconhecido que iremos enfrentar nos próximos meses.
7 pontos para avaliar na gestão a distância
Acredito que para a avaliação da equipe que trabalham a distância, em qualquer área de atuação, precisamos acompanhar se as pessoas:
- Possuem assiduidade e pontualidade.
- Cumprem os processos internos.
- Tem capacidade de atuar de forma autônoma.
- Qual é o nível de dependência dos pares ou superiores.
- Qual é o impacto nos resultados de entrega da equipe mediante a ausência de um indivíduo.
- Tem proatividade em identificar oportunidades e propor soluções.
- Se o nível de produtividade está diferente do entregue antes da implementação do home office.
Independente dos resultados da avaliação e do plano de ação a ser tomado para cada pessoa, cada organização está criando seu cronograma de isolamento e sua volta gradual ou repensando a adoção do home office como permanente. Como a sua empresa está fazendo?
